Wie Ivalua IVA mit KI die Beschaffungsprozesse revolutioniert

Ivalua, ein Leader im „2024 Gartner Magic Quadrant for Source-to-Pay Suites“, führte Ende 2023 Ivalua IVA ein, eine generative KI, die darauf ausgelegt ist, den Beschaffungsprozess zu optimieren und zu verbessern. Diese Lösung nutzt große Sprachmodelle (LLMs), um ein fortgeschrittenes Niveau der Interaktion zwischen Nutzern und dem Beschaffungssystem zu ermöglichen. Ivalua IVA zielt darauf ab, die Orchestrierung von Anfragen und Antworten zu verfeinern, die betriebliche Effizienz durch die Gewährung eines Echtzeitzugangs zu einem umfangreichen Wissensspektrum zu verbessern, sowohl innerhalb des Ivalua-Ökosystems als auch aus dem Internet, und adressiert eine häufige Einschränkung, bei der öffentlich verfügbare Sprachmodelle ihre Internetwissensaktualisierungen typischerweise begrenzen.

Die Funktionalität ist ein Faktor, der Ivalua IVA auf dem Markt unterscheidet, der über traditionelle KI hinausgeht. Die Interaktion mit Ivalua IVA ist darauf ausgelegt, vielseitig zu sein, von dynamischen, interaktiven Dialogen bis zu vereinfachten, Ein-Klick-Operationen, alle zugänglich über eine benutzerfreundliche Schnittstelle. Im Herzen der Effizienz von Ivalua IVA liegt seine KI-Webservice-Schicht, die die Kraft von LLMs nutzt, um Benutzerabsichten besser zu verstehen, und so eine präzisere und kontextuell relevantere Kommunikation zu erleichtern. Dieses System steigert signifikant die Fähigkeiten bei Internetsuchen, Prompt-Engineering und der Verwaltung des Informationsflusses zu und von der generativen KI, um sicherzustellen, dass Antworten nicht nur zeitnah, sondern auch genau auf Nutzeranfragen und Beschaffungsziele abgestimmt sind.

Kernfortschritte durch Ivalua IVA und LLM-Integration:

Ivalua IVA, das die Technologie Großer Sprachmodelle nutzt, markiert bedeutende Fortschritte in den Beschaffungsprozessen mit Funktionen, die für verbesserte Effizienz und informierte Entscheidungsfindung konzipiert sind:

• Verbesserte Datensicherheit: In der heutigen digital-first Beschaffungsumgebung ist Datensicherheit entscheidend. Ivalua IVA reagiert auf diese Notwendigkeit, indem es fortgeschrittene Sicherheitsframeworks einbettet. Daten werden nicht gespeichert oder mit irgendeinem Drittanbieter-Großsprachmodell geteilt. Tatsächlich ist IVA mit OpenAIs Großsprachmodell verbunden, aber es ist wichtig zu bemerken, nicht mit Chat GPT, über Microsoft Azure. Diese Einrichtung stellt sicher, dass Beschaffungsdaten nicht nur vertraulich gehalten, sondern auch vor dem Zugriff Dritter geschützt sind, und adressiert häufige Bedenken bezüglich Datenverletzungen und Informationslecks. Die sichere Cloud-Infrastruktur von Microsoft Azure verstärkt die Verteidigung von Ivalua IVA und schützt sensible Beschaffungsinformationen vor unbefugtem Zugriff und Cyberbedrohungen. Indem diese Sicherheitsmaßnahmen priorisiert werden, bietet Ivalua IVA ein sicheres, zuverlässiges Werkzeug für die Durchführung von Beschaffungsaktivitäten, das Unternehmen Vertrauen in die Integrität und Sicherheit ihrer Beschaffungsdaten gibt.
• Echtzeit-Wissenszugang: Ein herausragendes Merkmal von Ivalua IVA ist seine Integration mit Echtzeit, umfangreichem globalen Wissen, das die üblichen Einschränkungen generativer KIs übersteigt. Unter Ausnutzung der Fähigkeiten von LLMs, wie sie von OpenAI bereitgestellt, aber auf Microsoft Azure gehostet werden, geht Ivalua IVA über traditionelle Datenquellen hinaus und zapft aktuelle Markteinblicke und Informationen global an. Dieser Ansatz weicht von älteren Modellen ab, die statische Datensätze verwenden könnten, und stellt sicher, dass Beschaffungsentscheidungen auf den neuesten verfügbaren Daten basieren. Diese Integration ermöglicht eine breitere Perspektive auf Marktbedingungen und -dynamiken, was die strategische Planung, Risikobewertung und Lieferantenverhandlungen erheblich begünstigt.

Anpassung von IVA an die Beschaffungsbedürfnisse der Organisation

Die Anpassung von Ivalua IVA an spezifische organisatorische Bedürfnisse umfasst nicht nur die Nutzung seiner vordefinierten und anpassbaren Anwendungsfälle, sondern betont auch seine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und seine interaktive Benutzererfahrung. In diesem Teil werden die praktischen Auswirkungen dieser Merkmale auf die Verbesserung der Beschaffungsvorgänge diskutiert.

Vordefinierte und anpassbare Anwendungsfälle

IVA stellt den Benutzern vordefinierte Anwendungsfälle zur Verfügung, die ein breites Spektrum an Beschaffungsaktivitäten abdecken. Dies ermöglicht eine sofortige Anwendung in verschiedenen Standardszenarien, gekoppelt mit der Flexibilität, angepasste Anwendungsfälle zu erstellen, die auf die einzigartigen Anforderungen der Organisation zugeschnitten sind. Im Folgenden gehen wir auf die betrieblichen Auswirkungen und praktischen Anwendungen mehrerer von Ivaluas F&E-Team entwickelten vordefinierten Anwendungsfälle ein:

• Lieferantenrecherche: Die Beschaffungslandschaft erfordert ein umfassendes Verständnis der Lieferanten. Der Anwendungsfall „Lieferantenrecherche“ erleichtert die automatisierte Sammlung von Informationen über Lieferanten. Durch die Nutzung von IVA können Beschaffungsprofis die Akquisition relevanter Daten über bestehende und potenzielle Lieferanten optimieren, was wiederum zu einem informierteren Entscheidungsprozess beiträgt. Diese Anwendung von generativer KI hilft, die Zeit für manuelle Recherchen zu reduzieren und somit die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
• Rechtsassistent: Im Bereich des Vertragsmanagements sind Effizienz und rechtliche Genauigkeit von größter Bedeutung. Die Funktion „Rechtsassistent“ innerhalb von IVA unterstützt Benutzer bei der Erstellung von Vertragszusammenfassungen und der Ausarbeitung von Rechtsklauseln, die auf spezifische Beschaffungsanforderungen zugeschnitten sind. Dieser KI-gesteuerte Ansatz hilft, rechtliche Konformität und Konsistenz über Vertragsdokumente hinweg zu gewährleisten und reduziert gleichzeitig signifikant die traditionell für das Verfassen und Überprüfen von Verträgen erforderliche Zeit.
• Kategorie- & Markteinblicke: Das Verständnis von Marktdynamiken und kategoriespezifischen Trends ist entscheidend für die strategische Beschaffungsplanung. Durch den Anwendungsfall „Kategorie- & Markteinblicke“ führt IVA gezielte Recherchen durch und synthetisiert Schlüsseltrends und Daten. Diese Funktion ermöglicht es Beschaffungsprofis, zusammengefasste Markteinblicke zu erhalten, die die strategische Entscheidungsfindung mit aktuellen und relevanten Markteinblicken verbessern.
• Verbesserte Kommunikation: Klare Kommunikation mit Lieferanten und innerhalb der Beschaffungsdokumentation ist essentiell für effektive Beschaffungsvorgänge. Der Anwendungsfall ‚Verbesserte Kommunikation‘ nutzt IVA, um bei der Erstellung und Korrektur von Kommunikationsmaterialien zu assistieren. Durch Eingabe spezifischer Anweisungen können Benutzer sicherstellen, dass das Ergebnis mit den organisatorischen Standards und Zielen übereinstimmt, wodurch die Klarheit und Professionalität beschaffungsbezogener Kommunikation verbessert wird.
• Erstellung von Verbesserungsplänen: Die Behandlung von Leistungsproblemen bei Lieferanten erfordert strukturierte und umsetzbare Pläne. Der Anwendungsfall „Erstellung von Verbesserungsplänen“ von IVA ermöglicht es Benutzern, Daten zur Lieferantenleistung zu analysieren und empfohlene Maßnahmen zu generieren. Dies erleichtert die Erstellung strukturierter Verbesserungspläne und bietet einen klaren Fahrplan zur Adresse und Lösung von Leistungsdefiziten bei Lieferanten.
• Chat mit Ihren Dokumenten: Die Analyse umfangreicher Beschaffungsdokumente kann eine erhebliche Zeitinvestition sein. Durch die Nutzung von IVA können Beschaffungsprofis diesen Prozess mit dem Anwendungsfall „Chat mit Ihren Dokumenten“ beschleunigen. Diese Anwendung ermöglicht die schnelle Extraktion relevanter Informationen aus Dokumenten wie Verträgen, Lieferanten-ESG-Berichten oder Finanzberichten, was die Effizienz bei der Dokumentenüberprüfung steigert.

Neben den von Ivalua IVA angebotenen vordefinierten Szenarien führt das Tool eine „Erstellen Sie Ihre eigene“ Option ein, die es Benutzern ermöglicht, generative KI-Funktionalitäten an spezifische Beschaffungsanforderungen anzupassen. Diese Fähigkeit ermächtigt Beschaffungsprofis, benutzerdefinierte Anwendungsfälle zu entwickeln, die Nischenherausforderungen angehen und bestimmte Aspekte ihrer Beschaffungsprozesse optimieren. Darüber hinaus erleichtert dieser Aspekt von IVA die Erstellung von maßgeschneiderten Inhalten und Einblicken, die darauf abzielen, Benutzeraufgaben zu vereinfachen und zu straffen. Durch die Bereitstellung dieser Anpassungsebene unterstützt die KI Beschaffungsprofis bei der Identifizierung und Implementierung neuer Strategien und Lösungen, die ihre betriebliche Effizienz und Wirksamkeit steigern.

Integration mit bestehenden Systemen

IVA ist für eine nahtlose Integration konzipiert und gewährleistet mühelose Konnektivität mit aktuellen ERP-Systemen, Anwendungen zur Lieferkettenverwaltung und anderen Unternehmensplattformen. Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind umfassende Softwarelösungen, die von Organisationen verwendet werden, um wichtige Teile ihrer Geschäftsaktivitäten zu verwalten und zu integrieren. Die Fähigkeit zur reibungslosen Integration mit diesen Systemen ist essentiell für Organisationen, die ihre Beschaffungsstrategien verfeinern möchten, ohne etablierte Arbeitsabläufe zu stören. Durch sein API-getriebenes Design unterstützt Ivalua IVA den sofortigen Datenaustausch und fördert eine einheitliche Umgebung, in der Daten reibungslos über verschiedene Unternehmenswerkzeuge fließen können, was die Gesamteffizienz und Kohäsion der Geschäftsvorgänge erhöht.

Interaktivität und Benutzererfahrung

Ivalua IVA zeichnet sich durch ein benutzerzentriertes Design aus, das sowohl interaktive als auch benutzerfreundliche Erfahrungen bietet, die auf die vielfältigen Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten sind. Die Lösung ist entwickelt, um ein reichhaltiges Benutzerengagement zu erleichtern und bietet einen interaktiven Modus, in dem Benutzer mit der KI über Natural Language Processing (NLP) kommunizieren können. Diese konversationelle Schnittstelle ermöglicht eine dynamische Interaktion und ermöglicht es Benutzern, Anfragen zu stellen, maßgeschneiderte Ratschläge zu erhalten und Aufgaben durch Dialoge auszuführen, die menschliche Gespräche nachahmen. Daneben bietet Ivalua IVA eine vereinfachte „Klick-auf-den-Knopf“-Funktionalität, die für die effiziente Ausführung von unkomplizierten Aufgaben ohne umfangreiche Navigation oder komplexe Eingaben konzipiert ist.
Dieser Dual-Modus-Ansatz stellt sicher, dass die Lösung verschiedene Benutzerpräferenzen und technische Kenntnisstufen berücksichtigen kann, was sie gleichermaßen zugänglich und wirksam für alle Beschaffungsprofis macht. Ob ein Benutzer in AI-Technologien sehr erfahren ist oder neu bei dem Konzept, das intuitive Design und die flexiblen Interaktionsmodelle von Ivalua IVA unterstützen eine nahtlose und produktive Benutzererfahrung. Indem es fortschrittliche KI-Fähigkeiten mit Benutzerfreundlichkeit ausbalanciert, zielt Ivalua IVA darauf ab, den Zugang zu KI-gesteuerten Beschaffungslösungen zu demokratisieren, Inklusivität zu fördern und die betriebliche Effizienz über das Spektrum der Beschaffungsaktivitäten hinweg zu verbessern.

Kommende Funktionen von Ivalua IVA

Die Verfeinerung von IVA durch Ivalua wird von einer Roadmap geleitet, die reich an Innovation und Anpassungsfähigkeit ist. Dieses Kapitel skizziert die erwarteten Entwicklungen in Ivalua IVA und betont die Evolution der Lösung durch ein Prisma technischer Fortschritte und strategischer Verbesserungen.

Strategische Nutzung von Großen Sprachmodellen (LLMs)

Im Zentrum der Evolution von Ivalua IVA steht ein diversifizierter Ansatz zur Nutzung Großer Sprachmodelle. Die aktuelle Integration mit OpenAI, gehostet auf Microsoft Azure, unterstreicht das Engagement für die Nutzung modernster KI-Technologien. Die Roadmap enthüllt jedoch Pläne, ein breiteres Spektrum von LLMs zu erforschen und zu integrieren, wobei die einzigartigen Vorteile dieser Modelle für spezialisierte Aufgaben anerkannt werden. Dieser Ansatz erhöht nicht nur die Vielseitigkeit des Tools, sondern öffnet auch die Tür für Organisationen, maßgeschneiderte LLMs zu integrieren, und bietet damit eine neue Ebene der Personalisierung und Effizienz in Beschaffungsprozessen.

Dokumentverständnis mit RAG

Retrieval-augmented Generation (RAG) ist eine Methode, die die Leistung von generativen KI-Modellen verbessert, indem sie faktische Informationen aus externen Datenbanken einbezieht. Dieser Ansatz begegnet einer Einschränkung in großen Sprachmodellen (LLMs), die auf neuronalen Netzen basieren und aus umfangreichen Datensätzen lernen, menschliche Sprachmuster zu verstehen und nachzubilden. RAG verbessert diese Modelle, indem sichergestellt wird, dass der generierte Inhalt nicht nur sprachlich kohärent, sondern auch faktisch korrekt ist.
Die Einführung der Retrieve-and-Generate (RAG)-Technologie markiert einen Sprung in Richtung fortschrittlicher Dokumentanalysefähigkeiten innerhalb von Ivalua IVA. Durch die Konzentration auf semantisch relevante Segmente großer Dokumente wird diese Technologie eine präzisere und kontextuell korrekte Informationswiedergewinnung ermöglichen. Zukünftige Pläne beinhalten die Erweiterung der Fähigkeit von IVA, eine breitere Palette von Dokumenttypen zu verstehen, und erhöhen so seinen Nutzen für diverse Beschaffungsaufgaben.

Einführung von Sprach- und Bildverarbeitungsfähigkeiten

Zukünftige Iterationen von Ivalua IVA werden Sprach- und Bildverarbeitungsfunktionen umfassen und die Schnittstellenmodalitäten erweitern, über die Benutzer mit dem KI-Assistenten interagieren können. Die Hinzufügung von Sprachbefehlen zielt darauf ab, eine bedienungsfreie Nutzung zu ermöglichen, ideal für Fachleute, die in verschiedenen Umgebungen Zugang zu Beschaffungsfunktionen benötigen. Gleichzeitig werden Bildverarbeitungsfähigkeiten die KI befähigen, visuelle Daten zu verarbeiten und zu interpretieren, was Funktionen wie bildbasierte Katalogsuchen und die Analyse grafischer Informationen in Dokumenten ermöglicht. Diese Verbesserungen sollen Ivalua IVA intuitiver und zugänglicher machen und seine Anwendung innerhalb von Beschaffungsaktivitäten erheblich erweitern.

Spezialisierte Assistenten und proaktive Funktionen

Mit Blick in die Zukunft beabsichtigt Ivalua, spezialisierte Assistenten innerhalb der KI einzuführen, die jeweils Expertenunterstützung in spezifischen Beschaffungsdomänen wie Recht, Compliance und Finanzen bieten sollen. Diese Initiative, zusammen mit der Entwicklung proaktiver Engagement-Funktionen, signalisiert einen Wandel hin zu einem vorausschauenderen und reaktionsfähigeren KI-Assistenten. Durch das Bereitstellen von Vorschlägen und Warnungen basierend auf Benutzeraktivität und Datenanalyse wird IVA zu einer noch integraleren Komponente effizienter und konformer Beschaffungsvorgänge.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend markiert die Einführung von IVA einen entscheidenden Fortschritt in der Anwendung künstlicher Intelligenz im Beschaffungsbereich. Indem es einen Funktionsumfang bietet, der konventionelle Systeme übertrifft, ermächtigt Ivalua IVA Beschaffungsteams mit unübertroffener Effizienz, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit. Seine umfassenden Integrationsfunktionen, modernsten Sicherheitsprotokolle und eine intuitive Schnittstelle erleichtern einen nahtlosen Beschaffungsprozess, zugeschnitten auf die sich entwickelnden Bedürfnisse moderner Organisationen. Die Fähigkeit des Tools, Echtzeitdaten zu nutzen und handlungsrelevante Einblicke zu bieten, positioniert es als ein kritisches Vermögen für strategische Entscheidungsfindung. Mit Blick auf die Zukunft verspricht die laufende Entwicklung und Verfeinerung von Ivalua IVA, die Beschaffungslandschaft weiter zu bereichern und neuartige Fähigkeiten einzuführen, die die Herausforderungen eines zunehmend komplexen globalen Marktes antizipieren und darauf reagieren. Dieser Vorwärtsimpuls unterstreicht das Engagement, nicht nur mit technologischen Fortschritten Schritt zu halten, sondern aktiv die Zukunft der Beschaffung durch Innovation und Intelligenz zu gestalten.

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