Poszukujemy doświadczonego Office Managera, który będzie odpowiadał za sprawne funkcjonowanie biura oraz efektywną współpracę z działami księgowości, finansów i zakupów. Osoba na tym stanowisku odegra kluczową rolę w koordynacji procesów administracyjnych, zakupowych i komunikacyjnych, przyczyniając się do płynnego funkcjonowania firmy.

Zakres obowiązków:

Współpraca z działem księgowym i finansowym:

• Zarządzanie dokumentacją księgową, w tym zbieranie, weryfikacja i przekazywanie faktur oraz rachunków.
• Kontrola wydatków biurowych oraz przygotowywanie różnego rodzaju raportów finansowych.
• Koordynacja płatności, zapewniając terminowe regulowanie zobowiązań.
• Przygotowywanie rozliczeń i delegacji pracowników.

Współpraca z działem zakupów:

• Identyfikowanie potrzeb zakupowych firmy oraz planowanie zamówień.
• Poszukiwanie i weryfikacja dostawców, negocjowanie warunków współpracy w porozumieniu z działem zakupów.
• Prowadzenie raportów oraz analiza kosztów.

Zarządzanie biurem:

• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura – głównej siedziby w Warszawie oraz wsparcie funkcjonowania biur w dwóch pozostałych lokalizacjach (Kielce, Katowice).
• Nadzór nad zaopatrzeniem w materiały i sprzęt biurowy.
• Zarządzanie umowami z dostawcami oraz rejestrowanie dokumentacji.
• Obsługa korespondencji i wsparcie administracyjne dla wszystkich działów.
• Obsługa rozmów telefonicznych.
• Kontakt z administracją budynku oraz obsługą techniczną.
• Współpraca z działem IT – wydawanie sprzętu służbowego.

Inne obowiązki:

• Wsparcie w zarządzaniu flotą samochodową.
• Wsparcie organizacji podróży służbowych.
• Kontakt z instytucjami i urzędami.
• Organizacja i koordynacja spotkań firmowych.

Wymagania:

• Minimum 2-3 lata doświadczenia na podobnym stanowisku.
• Znajomość podstawowych procesów księgowych.
• Doskonała organizacja pracy, samodzielność i proaktywność.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 (codzienna komunikacja głównie w języku angielskim).
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excela.
• Wysoka kultura osobista i umiejętność budowania długofalowych relacji.
• Umiejętność priorytetyzacji zadań oraz logicznego myślenia.
• Asertywność i umiejętność podejmowania decyzji.
• Orientacja na potrzeby firmy, z uwzględnieniem optymalizacji kosztów.
• Elastyczność i otwartość na realizację niestandardowych zadań.
• Zorientowanie na rozwiązania oraz podejście „da się zrobić”.

Mile widziane:

• Znajomość procesów zakupowych.
• Wiedza z zakresu finansów.
• Doświadczenie w pracy w dużej organizacji.
• Znajomość specyfiki współpracy z międzynarodowymi zespołami.

Oferujemy:

• Możliwość ciągłego rozwoju oraz szansę na stworzenie własnego zespołu w najbliższej przyszłości.
• Pracę stacjonarną w nowoczesnym biurze na warszawskiej Woli z opcją pracy zdalnej w wybrane piątki.
• Kompleksowe i wielopoziomowe wdrożenie.
• Zajęcia z języka angielskiego/niemieckiego.
• Udział w wybranym przez siebie szkoleniu do 2000 zł rocznie.
• 250 zł do wykorzystania na platformie MyBenefits (dostępne są do wyboru: opieka medyczna, ubezpieczenie, MultiSport, liczne vouchery zakupowe/ kulturowe/ turystyczne).