lip 25, 2024
Zarządzanie procesem zamówień w firmie to kluczowy element, który może znacząco wpłynąć na jej efektywność i wyniki finansowe. Proces P2P (Procure to Pay) obejmuje wszystkie etapy, od zgłoszenia potrzeby zakupowej, przez zamówienie i przyjęcie dostawy, aż po finalną płatność. W tym artykule przyjrzymy się, jak zoptymalizować ten proces, aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał.
Co to znaczy Procure to Pay (P2P)?
P2P, czyli Procure To Pay, odnosi się do całościowego procesu zarządzania zamówieniami w firmie, od momentu pojawienia się potrzeby zakupowej, aż do finalnej płatności za zamówione towary lub usługi. Proces ten może przebiegać na różne sposoby, zależnie od struktury i wielkości firmy.
Przykłady różnych metod obsługi zamówień:
- Lokalny dostawca: Możesz odwiedzić lokalnego dostawcę materiałów biurowych, zakupić potrzebne artykuły i przekazać fakturę do działu księgowości (częsta praktyka w małych firmach).
- Platforma zakupowa: Możesz zamówić sprzęt komputerowy za pośrednictwem platformy zakupowej dostawcy, a policzyć fakturę elektronicznie (popularne rozwiązanie w firmach korzystających z podstawowych systemów informatycznych).
- System ERP: Możesz wdrożyć nowoczesny system ERP, który automatyzuje proces zamówień od momentu zgłoszenia zapotrzebowania przez pracownika, przez akceptację, realizację zamówienia, aż po rozliczenie faktury, co znacznie usprawnia całą procedurę.
Która metoda obsługi zamówień jest najlepsza?
Wybór odpowiedniej metody obsługi zamówień zależy przede wszystkim od wielkości Twojej firmy. Małe przedsiębiorstwa często nie decydują się na automatyzację z powodu wysokich kosztów wdrożenia systemów elektronicznych, które mogą przewyższać potencjalne oszczędności. W większych firmach automatyzacja zakupów przynosi znaczne korzyści. Należy jednak pamiętać, że każda organizacja to ludzie, narzędzia i procesy. Dostarczenie niewłaściwych narzędzi lub stworzenie niepraktycznych procesów może zniechęcić pracowników lub skłonić ich do poszukiwania obejść.
Jakie są kluczowe etapy procesu P2P?
Proces P2P składa się z czterech głównych kroków: zgłoszenie zapotrzebowania, zamówienie, przyjęcie dostawy oraz fakturowanie.
Etap 1: Zgłoszenie zapotrzebowania
Każdy proces zamówień rozpoczyna się od zgłoszenia zapotrzebowania. Jest to moment, w którym pracownicy sygnalizują potrzebę zakupu określonych produktów lub usług. Kluczowe jest, aby ten etap był jak najprostszy i intuicyjny dla użytkowników.
Jak usprawnić zgłaszanie zapotrzebowań?
- Ujednolicenie kanałów komunikacji: Wszystkie zapotrzebowania powinny być zgłaszane przez jeden, spójny kanał, np. dedykowaną platformę online. Uniknie to chaosu wynikającego z używania różnych metod (ustnie, mailowo, telefonicznie).
- Tworzenie katalogów produktów: Udostępnienie pracownikom katalogów produktów, w których mogą szybko znaleźć potrzebne artykuły, znacznie ułatwia proces zgłaszania zapotrzebowań.
- Predefiniowane szablony: Dla różnego rodzaju zapotrzebowań warto stworzyć szablony, które ułatwią pracownikom dokładne opisanie ich potrzeb. Inne informacje są potrzebne przy zamawianiu materiałów biurowych, a inne przy organizacji szkoleń.
Etap 2: Zamówienie
Po zatwierdzeniu zapotrzebowania następuje etap składania zamówienia. W firmach, które mają dobrze zorganizowany proces zgłaszania zapotrzebowań, zamówienie staje się prostą formalnością.
Jak usprawnić składanie zamówień?
- Automatyzacja: Wdrożenie systemu ERP, który automatycznie generuje zamówienia na podstawie zatwierdzonych zapotrzebowań, znacząco skraca czas potrzebny na ten etap.
- Kontrola budżetu: System powinien automatycznie weryfikować, czy zamówienie mieści się w zatwierdzonym budżecie.
- Weryfikacja dostawców: Przed wysłaniem zamówienia warto przeprowadzić kontrolę statusu dostawcy, aby upewnić się, że jest on w stanie zrealizować zamówienie.
Etap 3: Przyjęcie dostawy
Przyjęcie dostawy to etap, w którym zamówione produkty lub usługi są dostarczane do firmy. Kluczowe jest, aby ten proces był dobrze zorganizowany, co pozwoli uniknąć problemów z niekompletnymi lub uszkodzonymi dostawami.
Jak usprawnić przyjęcie dostawy?
- Dokładna ewidencja: Każda dostawa powinna być dokładnie ewidencjonowana, a odbierający pracownik powinien potwierdzić zgodność dostawy z zamówieniem.
- Systemowe potwierdzenie: System ERP może automatycznie generować potwierdzenie przyjęcia dostawy, co ułatwi późniejsze rozliczenie faktur.
Etap 4: Fakturowanie i płatność
Ostatni etap procesu P2P to rozliczenie faktur i dokonanie płatności. Jest to kluczowy moment, w którym konieczna jest dokładna weryfikacja kosztów, aby uniknąć nieprawidłowości.
Jak usprawnić fakturowanie i płatności?
- Algorytm Three Way Matching: Polega na porównaniu danych z zamówienia, przyjęcia dostawy i faktury. Automatyzacja tego procesu pozwala szybko wykryć i rozwiązać ewentualne niezgodności.
- Automatyzacja akceptacji faktur: System powinien automatycznie akceptować faktury, które są zgodne z zamówieniami i dostawami. W przypadku rozbieżności, faktura może wymagać dodatkowej weryfikacji manualnej.
- Elektroniczny obieg dokumentów: Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów przyspiesza cały proces i redukuje ryzyko błędów.
