Rozwijasz lub dopiero tworzysz Dział Zakupów? KPI (Key Performance Indicators) są kluczowym elementem, który warto uwzględnić, aby skutecznie zarządzać zakupami. W tym artykule omówimy najważniejsze wskaźniki KPI, które pomogą Ci monitorować i poprawiać efektywność Działu Zakupów.

Czym jest KPI?

KPI to kluczowe wskaźniki efektywności, które mierzą stopień realizacji celów biznesowych. Pozwalają one na dokładne monitorowanie realizacji strategicznych celów organizacji. W kontekście Działu Zakupów KPI mogą się różnić w zależności od tego, czy dotyczą zakupów operacyjnych, czy strategicznych. W zakupach operacyjnych mogą to być na przykład liczba złożonych zamówień lub szybkość ich realizacji, natomiast w zakupach strategicznych kluczowe będą bardziej złożone wskaźniki. W artykule skupimy się na KPI dla zakupów strategicznych.

Jak obliczać KPI w zakupach strategicznych?

Najlepszą praktyką jest stworzenie tablicy wyników, która pomoże śledzić i analizować wszystkie działania Działu Zakupów. Jak mówił Jack Welch: „Co jest mierzone, jest robione”. Regularne monitorowanie pozwala określić, czy zakupy rzeczywiście przynoszą korzyści firmie, czy tylko zużywają zasoby bez wyraźnych rezultatów. Poniżej przedstawiamy kluczowe wskaźniki KPI, które warto uwzględnić w swojej strategii zakupowej:

1. Wydatki na kategorię

Wydatki na kategorię to fundamentalny wskaźnik, który kontroluje i analizuje, ile firma wydaje na poszczególne kategorie zakupów. Znajomość tych wydatków jest kluczowa dla zarządzania budżetem. Wprowadzenie wskaźnika „addressable spend” pomoże w określeniu, jaka część wydatków jest zarządzana przez Dział Zakupów, a jaka realizowana poza nim. Monitoring wydatków w podziale na kategorie pozwala na lepszą kontrolę nad budżetem oraz identyfikację potencjalnych obszarów do oszczędności.

Przykład: W 2019 roku wydatki na kategorię wyniosły 72 miliony złotych, co pozwala na dokładne śledzenie, ile pieniędzy wydaje się w każdej kategorii zakupów, takich jak opakowania, metale czy plastiki. Dzięki temu dział zakupów może negocjować lepsze warunki z dostawcami w poszczególnych kategoriach.

Obliczenia:

Wydatki na kategorię opakowań: 20 milionów złotych
Wydatki na kategorię metali: 30 milionów złotych
Wydatki na kategorię plastików: 22 miliony złotych

2. KPI Oszczędności

Oszczędności to jeden z najważniejszych wskaźników dla Działu Zakupów. Ważne jest, aby ustalić realistyczne cele oszczędnościowe, unikając zawyżonych prognoz. Zaleca się, aby wskaźnik oszczędności nie przekraczał 15%, zwłaszcza w warunkach rosnącej inflacji.

Kryteria KPI Oszczędności:

  • Cena zakupu: Porównanie ceny zakupu danego produktu lub usługi w różnych okresach.
  • Negocjacje dostawców: Ustalanie oszczędności wynikających z negocjacji cenowych z dostawcami.
  • Optymalizacja procesów: Oszczędności wynikające z ulepszania procesów zakupowych, takich jak zmniejszenie liczby zamówień lub skrócenie czasu realizacji.
  • Innowacje produktowe: Oszczędności z wprowadzania nowych, bardziej efektywnych produktów lub technologii.
  • Zmniejszenie zużycia: Oszczędności związane z redukcją zużycia materiałów lub energii

Przykład: Dział Zakupów negocjował z dostawcą surowców obniżenie ceny o 5%. W wyniku tych negocjacji, roczne oszczędności wyniosły 500,000 zł. Dodatkowo, optymalizacja procesu zamówień pozwoliła na oszczędności rzędu 200,000 zł rocznie.

Obliczenia:

Roczny koszt surowców przed negocjacjami: 10,000,000 zł
Obniżka ceny o 5%: 10,000,000 zł * 0.05 = 500,000 zł
Roczne oszczędności: 500,000 zł + 200,000 zł = 700,000 zł

3. Rotacja zobowiązań i zapasów

Te wskaźniki mierzą średni termin zapłaty dostawcom oraz okres przechowywania zapasów w firmie. Są one wyrażane w dniach i mają bezpośredni wpływ na płynność finansową firmy. Optymalizacja tych wskaźników może przynieść znaczące korzyści finansowe.

Przykład: W 2018 roku rotacja zobowiązań i zapasów wynosiła 32 dni. W 2022 roku, dzięki działaniom Działu Zakupów, termin płatności wydłużył się do 84 dni, a rotacja zapasów spadła do 29 dni. To oznacza, że firma ma 55 dni „wolnych” środków, które mogą być wykorzystane na inwestycje.

Obliczenia:

Rotacja zobowiązań (2018): 32 dni
Rotacja zapasów (2018): 32 dni
Rotacja zobowiązań (2022): 84 dni
Rotacja zapasów (2022): 29 dni
Wolne środki: 84 dni – 29 dni = 55 dni

4. Dostępność

Ten wskaźnik mierzy, jak terminowo i w jakiej ilości realizowane są zamówienia klientów. Wysoka dostępność (powyżej 98%) jest wskaźnikiem efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw. Wysoki poziom dostępności świadczy o tym, że Dział Zakupów skutecznie współpracuje z dostawcami, zapewniając ciągłość dostaw i zadowolenie klientów.

Przykład: W 2020 roku dostępność zamówień wynosiła 96%. Dzięki poprawie zarządzania łańcuchem dostaw, w 2021 roku wskaźnik ten wzrósł do 98%, co znacząco wpłynęło na zadowolenie klientów i ich lojalność wobec firmy.

Obliczenia:

Dostępność w 2020 roku: 96%
Dostępność w 2021 roku: 98%
Wzrost dostępności: 98% – 96% = 2% poprawa

5. Wydatki skonsolidowane i liczba dostawców

Te wskaźniki dotyczą pracochłonności zarządzania bazą dostawców. Zbyt duża liczba dostawców może prowadzić do zwiększonej pracy administracyjnej, dlatego warto dążyć do konsolidacji wydatków i optymalizacji liczby dostawców. Wydatki skonsolidowane pokazują, jak efektywnie Dział Zakupów zarządza swoimi relacjami z dostawcami, redukując liczbę dostawców i upraszczając procesy zakupowe.

Przykład: Firma miała 150 dostawców w 2019 roku. Dział Zakupów zidentyfikował, że może skonsolidować zakupy do 100 dostawców, co zmniejszyło koszty administracyjne i pozwoliło na lepsze warunki negocjacyjne. Dzięki temu firma zaoszczędziła 300,000 zł rocznie.

Obliczenia:

Liczba dostawców w 2019 roku: 150
Liczba dostawców w 2020 roku: 100
Oszczędności z redukcji liczby dostawców: 300,000 zł

Podsumowanie

Określenie KPI dla Działu Zakupów jest niezbędne zarządzanie wydatkami, oszczędnościami, płynnością finansową oraz relacjami z dostawcami. Regularne monitorowanie tych wskaźników pozwala na bieżąco oceniać i poprawiać efektywność działań zakupowych. Dobrze zdefiniowane i mierzone KPI pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych, które przyczyniają się do osiągania strategicznych celów firmy.