Zakupowa rewolucja wymaga innowacyjnych podejść. Rozmawiamy z doświadczonym managerem i ekspertem ds. zakupów, Tomaszem Piasecznym, o roli mentoringu w kształtowaniu kompetencji w działach zakupów. W jego słowach odnajdujemy kluczowe różnice między mentoringiem a tradycyjnymi szkoleniami, a także dowiadujemy się, jak elastyczne podejście mentorów wspiera przedsiębiorstwa w osiąganiu sukcesów. W czym tkwi siła mentoringu, jakie korzyści przynosi, i jakie są koszty w porównaniu do innych form wsparcia? Zapraszamy do lektury.

Czym jest mentoring w zakupach? Jakie są kluczowe różnice w porównaniu mentoringu do tradycyjnych szkoleń?

Tomasz: Zarówno szkolenia jak i mentoring mają wspierać rozwój kompetencji, ale  robią to w różny sposób. W mentoringu stosujemy bardzo elastyczne podejście, które skupia się na wsparciu kupca w codziennej pracy i nauce poprzez działanie. To głównie odróżnia mentoring od szkoleń, które zazwyczaj są oparte na teorii i sprawdzonym schemacie dydaktycznym. Praca z klientami w ramach mentoringu skupia się na rozwiązywaniu konkretnych problemów oraz wyzwań przed którymi staje kupiec konkretnej organizacji.

Dlatego można powiedzieć, że mentoring skupia się na praktycznych działaniach i indywidualnych potrzebach w większym stopniu niż szkolenia. To rozwój poprzez nabywanie umiejętności w trakcie wykonywania codziennych obowiązków przy wsparciu mentora.

Czy to oznacza, że szkolenia są nieefektywne?

Tomasz: Szkolenia są cennym narzędziem, które pozwala na zdobywanie nowej wiedzy i jej usystematyzowanie. Budowanie świadomości dotyczącej własnych kompetencji oraz zorientowanie się w jakim kierunku się rozwijać. Często w trakcie szkoleń rozpoczynamy drogę rozwoju konkretnych kompetencji, natomiast rozwój ten odbywa się już w codziennej pracy. Dostępność szkoleń jest bardzo duża. Jednak niewiele jest takich, które w pełni spełnią indywidualne oczekiwania każdego z uczestników. Wynika to z ich formuły oraz tego, że każdy te potrzeby ma inne. Aby zatem maksymalizować pozytywny efekt szkoleń musimy przygotować się do nich, przemyśleć i uporządkować zdobytą w ich czasie wiedzę oraz etapami wdrażać to czego się dowiedzieliśmy. Bardzo często brakuje nam na to wszystko czasu.

Jak zatem wygląda wsparcie mentoringowe?

Tomasz: Mentor współdziała z zespołem kupieckim lub konkretnym kupcem. Obserwuje realia jego funkcjonowania i wspiera kupca w czasie wykonania zadań. Mogą to być zadania pracy codziennej jak przygotowanie przetargu, analiza danych, rozeznanie rynku, sourcing, przygotowanie do negocjacji, uczestnictwo w nich etc. Często są to także wyzwania, z którymi kupiec nie mierzy się codziennie jak budowa strategii kategorii, warsztaty z dostawcami, czy przygotowanie i prowadzenie innowacyjnego projektu zakupowego. Rolą mentora jest rozwiązywanie wraz z kupcem dylematów i zagadnień zakupowych jakie pojawiają się w trakcie wykonywania tych czynności. Kupiec nadal pracuje samodzielnie, może jednak liczyć na wsparcie na każdym etapie wykonywania swoich zadań i przy tej okazji rozwijać swoje kompetencje.

Czyli mentoring to takie szkolenie w praktyce, dzięki któremu oszczędzamy czas?

Tomasz:Można tak powiedzieć. Podstawą pracy mentora jest współdziałanie z kupcami, którzy wykonując razem z nim zadania leżące w zakresie ich standardowych obowiązków rozumieją, dlaczego powinny być one wykonywane w określony sposób. Jakie procesy zachodzą i dlaczego, jakie szanse i zagrożenia generują konkretne sytuacje, oraz jakie narzędzia można wykorzystywać. W trakcie wspólnej pracy skupiamy się na budowaniu kompetencji, moderując wypracowanie standardów i dobrych praktyk postępowania. To podejście pomaga kupcowi w zbudowaniu solidnych podstaw warsztatu bez poświęcania czasu na dodatkowe szkolenia. Stosując mentoring, możemy również skrócić czas wdrożenia nowych pracowników przekazując im wiedzę z zakresu specyfiki konkretnej organizacji, procedur, narzędzi, praktyk zakupowych w niej stosowanych oraz dostosowany do aktualnie posiadanej wiedzy i umiejętności.

Jak długo klient może liczyć na wsparcie mentorów?

Tomasz: Długość wsparcia uzależniona jest głównie od potrzeb klienta. Co do zasady mentoring to długoterminowe wsparcie działu zakupów, z którego klienci mogą korzystać zgodnie z potrzebami jakie mają w danym czasie. Każdy dział zakupów ma swój cykl rozwoju. Na każdym jego etapie wsparcie mentoringowe pozwala maksymalizować efektywność kupców oraz całej organizacji zakupowej.  Wsparcie mentoringowe najczęściej trwa około 12 miesięcy. Mamy jednak klientów z którymi współpracujemy od kilku lat.

Oczywiście możemy umówić się na konkretne ramy czasowe takiego wsparcia oraz efekty jakie chcemy uzyskać. W tym czasie, mentorzy współpracują aktywnie z zespołem zakupowym. W ramach naszego wsparcia dzielimy się wiedzą, benchmarkami oraz dobrymi praktykami w zakresie kompetencji „miękkich”. W mentoringu zakładamy cykliczne wsparcie naszych konsultantów. Ograniczenia czasowe wynikają głównie z poziomu zaangażowania mentora i częstotliwości spotkań z zespołem kupieckim.

Jak wygląda typowy proces, przygotowania oferty mentoringowej dla klienta?

Tomasz: Oferta mentoringu jest dostosowana potrzeb konkretnego klienta. Każda organizacja zakupowa ma swoją specyfikę, funkcjonuje w innych realiach otoczenia biznesowego i przedsiębiorstwa. Dlatego zaczynamy od rozpoznania potrzeb. Analizujemy  sytuację wyjściową klienta prowadząc wywiady i przyglądając się danym oraz zasobom. W ten sposób ustalamy wspólnie z klientem zakres wsparcia mentoringowego, jego cele i priorytety.

Rozumiem, że skupiasz się na konkretnych potrzebach klienta, dostosowując ofertę mentoringu do jego wymagań. Z tego, co mówisz, wynika, że w mentoringu nie chodzi o to, aby przekazać klientowi gotowe rozwiązania, ale aby pomóc mu budować kompetencje, oraz razem z zespołem klienta wypracować optymalne procesy i standardy. To z pewnością cenna propozycja wartości dla wielu firm. Czy możesz podać jakiś konkretny przykład, kiedy wasze usługi mentoringu przyniosły mierzalne korzyści dla klienta?

Tomasz: Jednym z ostatnich przykładów może być nasza współpraca z firmą z branży retail. Jest to nasz klient, który stanął przed wyzwaniem całkowitej odbudowy swojego działu zakupów.  Razem z klientem stworzyliśmy nowe ramy proceduralne jego funkcjonowania,  wdrożyliśmy nowych kupców, których wsparliśmy w budowaniu strategii kategorii zakupowych oraz w czasie konkretnych czynności kupieckich każdego z siedmiu członków nowego zespołu.

Wsparliśmy zespół klienta również w czasie wdrażania narzędzi cyfrowych do obsługi procesów zakupowych co pozwoliło na zwiększenie transparentności i automatyzację wielu z nich oraz zwiększyło efektywność zespołu zakupowego.

W tej chwili dział zakupów tego klienta jest dobrze zorganizowany. To stabilny zespół z jasnym podziałem obowiązków i jednakowym zrozumieniem roli kupca w organizacji. Wspólnie osiągnęliśmy oszczędności dzięki optymalizacji procesów i wdrożeniu strategii zakupowych. Współpraca ta obfitowała też we wspólne spotkania z dostawcami, warsztaty, oraz przygotowane i prowadzone ramię w ramię z kupcami klienta postępowania przetargowe.

Co ważne wraz z rozwojem zespołu klienta nasza współpraca ewoluowała, zmieniała swój zakres, a formuła mentoringu pozwoliła nam zachować elastyczność i odpowiadać na bieżące potrzeby klienta.

Skoro rozmawiamy o optymalizacji zakupów, nie unikniemy tematu kosztów –  jakie więc są koszty wdrożenia mentoringu dla działu zakupów w porównaniu do innych opcji wsparcia działu zakupów?

Tomasz: Wycena mentoringu jest dostosowana do potrzeb klienta. Klient może korzystać ze wsparcia w tych obszarach, w których go najbardziej potrzebuje oraz w czasie, kiedy jest mu ono potrzebne. W ramach wsparcia może być dedykowana jedna osoba, ale może być ich więcej. Czasowe zaangażowanie mentora jest przedmiotem do ustalenia – może to być kilka godzin w tygodniu. Każda oferta jest ustalana indywidualnie i dostosowywana w trakcie trwania współpracy do potrzeb klientów.

Chcesz usprawnić Dział Zakupów, ale nie masz czasu na szkolenia i teorię? Skontaktuj się z nami, aby poznać nasz ofertę mentoringową!

Dowiedz się więcej: https://try.optibuy.com/mentoring