Skontaktuj się
lip 30, 2024
W dynamicznym świecie biznesu redukcja kosztów administracyjnych jest zarówno trudna, jak i niezbędna. Jako menedżer nadzorujący duży dział, mogłeś już wdrożyć różne środki oszczędnościowe. Jednak znalezienie dodatkowych 10%, 20% czy nawet 30% oszczędności może wydawać się przytłaczające. Ten artykuł przedstawia praktyczne strategie, które pomogą Ci osiągnąć redukcję kosztów w Twojej firmie poprzez stopniowe dostosowania, przeprojektowanie procesów i koordynację między działami.
Firmy często muszą obniżać koszty administracyjne, aby chronić zyski, pozostać konkurencyjne lub odpowiedzieć na presje ekonomiczne. Znaczące oszczędności zwykle wymagają wieloaspektowego podejścia, a nie jednej drastycznej zmiany. Dlatego ważne jest wdrażanie kombinacji kilku mniejszych działań, aby osiągnąć redukcję kosztów w Twojej firmie.
Skuteczną strategią na osiągnięcie 10% redukcji kosztów jest konsolidacja wydatków incydentalnych. Obejmuje to łączenie takich działań, jak sesje szkoleniowe i uroczystości w jedno wydarzenie oraz koordynację korzystania z zasobów zewnętrznych, takich jak obiekty i trenerzy, między działami. Na przykład uniwersytet zaoszczędził 40%, organizując Tydzień Rodziców i Powrót Absolwentów w ten sam weekend.
Rozwiązywanie problemów personalnych poprzez restrukturyzację stanowisk i radzenie sobie z niską wydajnością może zwiększyć produktywność i wyeliminować role, które stały się zbędne dzięki efektywności procesów. Każdy dział ma pracowników, którzy są mniej produktywni lub których role stały się przestarzałe. Restrukturyzacja tych ról i bezpośrednie zajęcie się niską wydajnością może przynieść znaczne oszczędności.
Redukcja kosztów zarządzania działem to kolejny sposób na cięcie wydatków. Upraszczanie ról nadzorczych i zwiększanie wymagań wobec przełożonych może prowadzić do znacznych oszczędności. Na przykład bank zredukował godziny nadzoru o 10%, ponieważ zadania kasjerów pozostały niezmienione. Kontrola wydatków różnorodnych jest kluczowa. Identyfikowanie i zarządzanie pomijanymi kosztami, takimi jak zaopatrzenie, telekomunikacja i wydatki komputerowe, może przynieść znaczne oszczędności. Przykładem jest firma, która odkryła zbędne wydatki, takie jak kosiarka jeździk kupiona jako „wydatki na maszyny do pisania”.
Ograniczenie podwyżek wynagrodzeń może również przyczynić się do redukcji kosztów. Jeśli pracownicy nie są niedopłacani w porównaniu do rynku, warto rozważyć zmniejszenie podwyżek wynagrodzeń o 1% lub 2% w stosunku do średniej z poprzedniego roku. Dodatkowo, ponowne rozważenie odrzuconych pomysłów na oszczędności z wcześniejszych propozycji budżetowych może odkryć wartościowe możliwości poprawy wydajności, które wcześniej zostały pominięte.
Aby osiągnąć 20% redukcji kosztów, firmy muszą badać bardziej znaczące zmiany. Współpraca z innymi działami w celu oceny, czy praca wykonywana przez Twój dział jest uzasadniona kosztami, może ujawnić możliwości eliminacji zbędnych ról. Na przykład eliminacja koordynatorów między działami, jeśli ich wartość się zmniejszyła, może zaoszczędzić znaczne zasoby.
Przeprojektowanie procesów, aby odzwierciedlały aktualne potrzeby biznesowe, to kolejna skuteczna strategia. Aktualizacja procesów w celu ograniczenia ręcznych interwencji i wyjątków może przynieść znaczne oszczędności. Na przykład ubezpieczyciel zdrowotny zaoszczędził ponad połowę kosztów wyjątków, przeprojektowując formularze roszczeń w celu wyeliminowania niepotrzebnych kroków.
Eliminowanie zbędnych zabezpieczeń przed mało prawdopodobnymi zdarzeniami generującymi nadmierne koszty to kolejna ścieżka do oszczędności. Usunięcie środków, które nie przynoszą już znaczącej wartości, może obniżyć koszty bez wpływu na ogólne operacje. Na przykład zmiana polityki przechowywania danych zaoszczędziła firmie do 500 000 dolarów rocznie dzięki lepszemu dopasowaniu do rzeczywistych potrzeb.
Osiągnięcie redukcji kosztów o 30% lub więcej wymaga szerszego podejścia, w tym koordynacji między działami i eliminacji programów. Koordynacja równoległych działań między działami może ujawnić znaczne oszczędności. Na przykład negocjowanie zbiorczych zakupów i zniżek na podróże może przynieść znaczne oszczędności. Jedna firma zaoszczędziła ponad 300 000 dolarów rocznie, koordynując zniżki hotelowe między działami.
Przenoszenie pracy do najefektywniejszych lokalizacji to kolejna strategia. Ocena wymian między działami i rozważenie outsourcingu działalności tam, gdzie jest to właściwe, może prowadzić do znacznych redukcji kosztów. Dodatkowo, eliminowanie zduplikowanych analiz przez przypisanie jednego działu do obsługi transakcji międzydziałowych może usprawnić operacje i obniżyć koszty.
Ograniczenie małowartościowych spotkań i forów również może zwiększyć efektywność. Przeprowadzenie audytu regularnie odbywających się spotkań w celu zidentyfikowania możliwości konsolidacji lub eliminacji może uwolnić cenny czas i zasoby. Na przykład firma świadcząca usługi profesjonalne zwiększyła godziny produktywne o 20% poprzez redukcję zbędnych spotkań.
Restrukturyzacja lub eliminacja działań międzydziałowych poprzez kwestionowanie tradycyjnych procesów może prowadzić do znacznych oszczędności. Na przykład firma zredukowała godziny spędzane na działaniach HR i zwiększyła wydajność, koncentrując się na zadaniach o wysokiej wartości. Jeśli to konieczne, zalecenie eliminacji całych zadań lub programów, które są mniej wartościowe dla firmy, może pomóc osiągnąć pożądane redukcje kosztów.
Ostatecznie, zmniejszenie obciążenia innych działów poprzez identyfikację sposobów, w jakie Twój dział może zmniejszyć obciążenie innych, może prowadzić do wzajemnych oszczędności kosztów. Współpraca z innymi działami w celu usprawnienia operacji może ujawnić możliwości poprawy efektywności i redukcji kosztów.
Redukcja kosztów administracyjnych o 10%, 20% czy 30% to trudne zadanie, ale z odpowiednim planowaniem i wdrożeniem jest to możliwe. Zacznij od generowania różnych pomysłów i doskonal je poprzez wielokrotne iteracje. Poprzez stopniowe podejście do redukcji kosztów, przeprojektowanie procesów i koordynację działań między działami, możesz skutecznie osiągnąć swoje cele oszczędnościowe. Pamiętaj, że kluczem do skutecznego zarządzania kosztami są wytrwałość i ciągłe doskonalenie. Aby uzyskać fachowe porady na temat redukcji kosztów w Twojej firmie, rozważ współpracę z firmą konsultingową specjalizującą się w strategiach zarządzania zakupami i kosztami.
Chcesz obniżyć koszty w swojej firmie? Wypełnij nasz formularz kontaktowy już teraz, aby dowiedzieć się więcej o skutecznej optymalizacji kosztów w Twojej firmie. Pozwól nam pomóc Ci podejmować decyzje, które zwiększą efektywność i poprowadzą Twoją firmę naprzód.
