PKP Energetyka na torze ku pełnej automatyzacji

PKP Energetyka, przy udziale firmy OptiBuy, rozpoczęła proces wdrażania nowoczesnego rozwiązania zakupowego i sourcingowego spod szyldu Ivalua.

Spółka PKP Energetyka to lider budowy i utrzymania sieci trakcyjnej oraz elektroenergetyki kolejowej w Polsce. Działa od 2001 roku i należy do jednego z największych funduszy inwestycyjnych na świecie – CVC Capital Partners. Zatrudnia 5500 pracowników w 9 zakładach w całej Polsce i jako jedyny OSD posiada sieć dystrybucyjną na terenie całego kraju.

Firma od kilku lat konsekwentnie wdraża nowoczesne rozwiązania technologiczne podnoszące jakość, bezpieczeństwo i wydajność prowadzonej działalności. W spółce działają już m.in.: system koordynacji pracy klasy Workforce Management, narzędzia IT wspierające system zarządzania bezpieczeństwem ruchu kolejowego i system zarządzania utrzymaniem pojazdów kolejowych oraz mobilne i wirtualne rozwiązania szkoleniowe.

W celu m.in. zwiększenia bezpieczeństwa transakcji, efektywności procesów wewnętrznych oraz zapewnienia podstaw do długofalowego rozwoju i budowania przewagi konkurencyjnej, spółka podjęła decyzję o wdrożeniu nowoczesnego rozwiązania zakupowego w formule SaaS (ang. Software as-a-Service) dostarczanego przez Ivalua.

W ramach ponad rocznego projektu, przewidziano wdrożenie modułów służących do rejestracji kontraktów, korzystania z e-katalogów, prowadzenia przetargów, zarządzania bazą dostawców (SRM) oraz finalnie – obsługi faktur.

Głównymi przesłankami były nie tylko bezpieczeństwo czy optymalizacja i przyśpieszenie samych procesów zakupowych. Spółce zależy również na wygodzie użytkowników, dostawców oraz transparentności działań zakupowych w ramach organizacji. System Ivalua spełnia oczekiwania w zakresie planowanych działań – na poziomie operacyjnym i strategicznym. Nie bez znaczenia jest również możliwość integracji nowego narzędzia z istniejącymi już w organizacji rozwiązaniami, m.in. SAP.

Dotychczas, zamówienia i przetargi spółki często realizowane były ręcznie i bardzo często poza jakimkolwiek systemem – zwiększając czasochłonność i pracochłonność zadań. Wdrażane rozwiązanie ma zautomatyzować część procesów – postępowania, negocjacje i akceptacje umów i fakturowanie. Pozwoli to pracownikom wyeliminować błędy, skrócić czas prowadzonych działań zakupowych oraz umożliwi korzystanie z historii transakcji czy bazy umów.

Za wdrożenie odpowiedzialna jest firma OptiBuy, która może pochwalić się szerokim doświadczeniem w podobnych projektach w kraju i w Europie.

– Mamy nadzieję, że współpraca z tak doświadczonym partnerem Ivalua jakim jest OptiBuy przyniesie zapowiadane efekty. Przekonał nas certyfikowany zespół. Dodatkowo, wierzymy, że zaprezentowane doświadczenie dostawcy pozwoli nam tak skonfigurować nowy system, by optymalnie dopasować go do naszych wewnętrznych procesów, przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej wygody dla użytkowników – mówi jeden z przedstawicieli PKP Energetyka, biorący udział w projekcie.

– W dobie automatyzacji procesów i komputerów realizujących wiele codziennych zadań, do kupców należą strategiczne decyzje o tym, z którym dostawcą podpisać kontrakt. Zintegrowana baza dostawców czy funkcjonalność umożliwiająca prowadzenia przetargów, upraszczają ten proces i dostarczają wielu cennych danych. Kupcy, po jednym kliknięciu będą w stanie zapoznać się z ofertą oraz określić potencjał danego dostawcy, ewentualne zagrożenia czy przejrzeć historię współpracy – zarówno dla drobnych, jak i większych zakupów. To jedna z wielu możliwości jakie daje firmie oprogramowanie zakupowe – mówi Mateusz Borowiecki, Dyrektor Zarządzający w OptiBuy.

O PKP Energetyka

Spółka PKP Energetyka S.A. rozpoczęła pełną działalność operacyjną 1 października 2001 roku w wyniku restrukturyzacji, komercjalizacji i prywatyzacji Polskich Kolei Państwowych. Obecnie, odpowiada za 3,4 % krajowego zużycia energii i posiada 5,3 % udział w sprzedaży energii do odbiorców. Jedynym akcjonariuszem PKP Energetyka S.A. jest Caryville Investments Sp. z o.o. należąca do CVC Capital Partners jednego z największych funduszy inwestycyjnych na świecie. Zarządza on środkami powierzonymi przez szanowane instytucje finansowe, państwowe i fundusze emerytalne. W ciągu niemal 35 lat nasz fundusz przeprowadził ponad 300 inwestycji o wartości blisko 60 miliardów dolarów w Europie, USA i Azji.

O OptiBuy

OptiBuy to międzynarodowa firma konsultingowa specjalizująca się w zarządzaniu zakupami. Zapewniamy szeroki wachlarz doskonałych rozwiązań zakupowych, wykorzystując w tym celu międzynarodową sieć biur (w Polsce, Czechach, Szwajcarii, Niemczech i Chinach), dogłębną znajomość rynku i rozbudowany zestaw narzędzi informatycznych. Jesteśmy jedną z wiodących firm zajmujących się doradztwem zakupowym w Europie Środkowo-Wschodniej. Nasze specjalności to optymalizacja kosztów zakupów (projekty redukcji kosztów), projekty z zakresu Global Sourcing oraz wdrażanie specjalistycznych rozwiązań w zakresie oprogramowania zakupowego (Ivalua, NextBuy).

O Ivalua

Ivalua to platforma zakupowa wykorzystywana przez ponad 250 wiodących firm na całym świecie do zarządzania ponad 500 miliardami dolarów w wydatkach bezpośrednich i pośrednich. Połączenie łatwej obsługi, dedykowanych rozwiązań i elastyczności, zapewnia wysokie dopasowanie jej funkcjonalności do oczekiwań pracowników i dostawców.