Mateusz Borowiecki: Zamiast zwalniać ludzi lepiej optymalizować koszty

Rozmowa z Mateuszem Borowieckim, prezesem firmy OptiBuy m.in. o tym, jak w 2015 roku wyglądała branża zakupowa w Polsce oraz jakie ma przed sobą perspektywy rozwoju w 2016 roku.

Jaki to był rok dla branży zakupowej?

Oceniam, że 2015 był kolejnym rokiem rozwoju polskiej branży zakupowej. W ciągu minionych 12 miesięcy obserwowaliśmy przede wszystkim profesjonalizację funkcji zakupowych w branżach usługowych. Firmy usługowe zaczynają poważnie myśleć o zakupach, tworzą dedykowane działy, wdrażają systemy IT. Gdybym miał wskazać najważniejsze wydarzenie w naszej branży w ubiegłym roku to stawiałbym na wzrost świadomości zakupowej właśnie w usługach. Firmy produkcyjne już od dawna doceniają rolę zakupów w organizacji i wiedzą, że zazwyczaj ponad 50 procent przychodów wydają na zewnątrz w postaci zakupów. W branży usługowej ta relacja jest oczywiście dużo mniejsza, ale to nie znaczy, że optymalizacja kosztów nie przynosi dobrych rezultatów. O tym, że rynek zakupowy w Polsce się rozwija świadczy coraz wyższa frekwencja na konferencjach branżowych. W ubiegłorocznej edycji konferencji PROCON/POLZAK wzięło udział prawie 280 osób, czyli o 30% procent więcej, niż w 2014 roku. To pokazuje, że zainteresowane tematami zakupowymi rośnie, ludzie chcą pogłębiać swoją wiedzę w tym obszarze i rozwijać się zawodowo w tym kierunku. Myślę, że to dobry znak dla całej branży.

Jak wygląda dzisiaj rynek zakupowy w Polsce?

Rynek doradztwa zakupowego w Polsce jest wciąż we wczesnej fazie rozwoju, zwłaszcza jeśli porównamy ten rynek do dojrzałych rynków, takich jak Francja czy Niemcy. Szacuję, że w całej branży doradztwa zakupowego w Polsce pracuje około 100 osób, które profesjonalnie zajmują się zakupami, co i tak jest podwojeniem w stosunku do stanu sprzed 3 lat, ale dalej to jest porównywalne z jedną średniej wielkości firmą doradczą działającą na rynku niemieckim czy francuskim. Wciąż jesteśmy w dużych powijakach i widać wyraźnie, że polski rynek zakupowy ma przed sobą wciąż ogromne możliwości rozwoju.

Czy potrafi Pan wskazać największe bariery w rozwoju tego rynku? Czego brakuje na polskim rynku zakupowym?

Problem, z jakim wciąż się borykamy to dostęp do młodych, teoretycznie dobrze przygotowanych pracowników. Musimy przygotowywać nowych członków naszego zespołu w zasadzie od zera, od początku. Nawet jeśli trafią do nas osoby z doświadczeniem to wciąż mają sporo braków. Cały czas brakuje w Polsce studiów magisterskich i specjalizacji, które przygotowałyby ludzi do pracy w zakupach. Moim zdaniem wynika to stąd, że zawód kupca czy doradcy zakupowego to stosunkowo młoda profesja. Pewnie jeszcze sporo czasu upłynie, ale spodziewam się, że w ciągu najbliższych kilku lat pierwsze uczelnie w Polsce zobaczą, że jest ciekawa nisza i przygotują specjalizację na studiach magisterskich albo inżynieryjnych, tak jak ma to miejsce w krajach Europy Zachodniej.

A jakie ograniczenia w rozwoju funkcji zakupowych występują w firmach działających na polskim rynku?

Wszelkie ograniczenia wynikają przede wszystkim z braku zaufania do pracowników oraz świadomości, jak pozytywne mogą być efekty profesjonalnie prowadzonych działań zakupowych. Kupiec pracujący w dużym koncernie w Europie Zachodniej obsługuje budżet 100 milionów euro i więcej, w Polsce to sytuacja praktycznie niespotykana. Aby zrealizować taki budżet pracownikowi potrzebne są narzędzia, systemy, trzeba dobrze pracować na danych zagregowanych, trzeba mieć dobrą kategoryzację, u nas często to szwankuje. W konsekwencji budżet, który tam obsługuje jedna osoba, u nas musi realizować cały zespół ludzi. Poza tym w Polsce działa wiele firm rodzinnych, w których cała odpowiedzialność oraz decyzyjność skupiona jest w ręku właściciela. Ponieważ często nie posiada on czasu oraz wiedzy na temat zakupów tak naprawdę przepłaca za wiele produktów i usług zupełnie nie będąc tego świadomym. Wielu właścicielom firm wydaje się, że wystarczy uderzyć pięścią w stół, żeby otrzymać dobre warunki u dostawców, albo mieć z nimi dobre relacje biznesowe, spotykać się z nimi towarzysko. Z naszego doświadczenia wynika, że to prawie nigdy się nie potwierdza.

Ile jest wart polski rynek zakupowy?

To zależy jak podejdziemy do tego tematu, to znaczy, czy włączymy w to projekty wdrożeń systemów IT wspomagających pracę działów zakupowych, czy też skupimy się wyłącznie na samym konsultingu w zakupach, projektach optymalizacji kosztów, restrukturyzacyjnych itd. Według moich szacunków w tej chwili rynek usług doradztwa zakupowego w Polsce wart jest łącznie ponad 50 milionów złotych. Przyjmując, że firmy zależnie od branży około 50-80% swoich przychodów wydają dalej w formie zakupów warto podkreślić, że kupcy w dużych firmach przy PKB wartym 1,5bln decydują o wydatkach wartych nawet 700 miliardów w złotych. O takich pieniądzach decydują ludzie w zakupach, należy o tym pamiętać.

Czy w 2015 rok przyniósł jakiś przełom w zakupach publicznych?

Moim zdaniem zdecydowanie nie było tutaj przełomu. To był rok wyczekiwania na nową ustawę Prawo zamówień publicznych. Ostatecznie ustawa nie weszła w życie i spodziewam się, że w tym roku ustawa zostanie znowelizowana. Czy to będzie rewolucja? Szczerze wątpię. Prawdziwe zmiany sektor zamówień publicznych czeka w perspektywie 2 lat, gdy będzie musiał się mocno zelektronizować. My ze swojej strony przygotowaliśmy dedykowane oprogramowanie wspierające sektor publiczny, aby pomóc samorządom w spełnieniu wymogów określonych m.in. unijnymi dyrektywami.

Czy firmy doradcze takie jak OptiBuy widzą jakąś przestrzeń do działania w zakupach publicznych?

Pewnie tak, w branży zakupowej działa kilka firm, które zajmują się pracą głównie dla sektora publicznego. Moje doświadczenie jednak wskazuje na to, że ten rynek skupiony jest w prawie 100 procentach na zgodności działań z prawem, co oczywiście nie jest niczym złym, ale z drugiej strony kompletnie zaniedbuje kwestie efektywnościowe. Na konferencji zakupowej PROCON/POLZAK co roku organizujemy sesję tematyczną poświęconą administracji publicznej z ukierunkowaniem na efektywność zakupów i przyznam, że to trudne zadanie, aby zainteresować sektor publiczny efektywnym wydawaniem pieniędzy. Podam przykład – zdecydowana większość zamawiających publicznych, jeśli będzie miała choćby najmniejszy cień wątpliwości, choćby kompletnie nieuzasadnionych, że oferta jest nieprawidłowa, to ją natychmiast odrzuci wydając nawet parędziesiąt milionów więcej, decydując się na ofertę, przy której nie ma żadnych wątpliwości. W sektorze prywatnym żadna firma nie pozwoliłaby sobie na odrzucenie bardzo korzystnej oferty tylko dlatego, że na jakimś dokumencie brakuje podpisu. Myślę, że wdrożenie w zakupach publicznych skutecznych rozwiązań stosowanych w świecie biznesu pozwoliłoby zaoszczędzić nawet 2 miliardy rocznie z około 16 miliardów, jakie administracja publiczna wydaje każdego roku. Takie wyniki dałoby postawienie na efektywność a nie biurokrację.

A jak wyglądała w ubiegłym roku sytuacja na rynku systemów IT dla działów zakupów?

Jeśli chodzi o rynek IT to moim zdaniem również nie było tutaj żadnego przełomu. Był to natomiast kolejny rok wzrostu zainteresowania polskich firm bardziej kompleksowymi rozwiązaniami, które mogłyby uzupełnić posiadane przez nich takie moduły jak aukcje on-line czy przetargi. Wciąż wiele firm uważa, że ich główną kompetencją zakupową są negocjacje i dlatego traktują aukcje jako platformę do ustalania warunków z dostawcami. W moim wewnętrznym przekonaniu można spokojnie wyobrazić sobie kupca, który wcale nie spotyka się z dostawcami w celach negocjacji cen, oczywiście dba o relacje z nimi, ale swoją uwagę koncentruje na analizie danych, wydatków i kosztów. Bez dobrych narzędzi IT takie zadania są bardzo czasochłonne i trudne do realizacji. Dlatego w ubiegłym roku coraz wyraźniej zarysowała się tendencja, aby wdrażać narzędzia automatyzujące pracę w działach zakupów.

Jak wiele dużych firm w Polsce zdecydowało się dotychczas na wdrożenie kompleksowego systemu zakupowego?

Nie ma tutaj żadnych rzetelnych danych na ten moment, ale wedle mojej wiedzy kompleksowe systemy zakupowe wdrożyło dotychczas zaledwie kilka procent dużych firm zatrudniających ponad 100 pracowników. Nawet w dużych firmach pracownicy działu zakupów mają duży problem z dostępem do danych. Sporym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw jest również połączenie tych narzędzi w jeden system, którego użytkownicy szybko mogą ustalić, ile czego kupili, od kogo, po jakich cenach. Tego typu systemy w Polsce praktycznie nie funkcjonują wcale. Dane są, ale są fragmentaryczne, potrzeby zakupowe są w mailach pracowników, w fakturach, co często ma się często nijak do tego, co zostało zamówione. Do tego dochodzi kwestia braku przejrzystości oraz dostępu do informacji, kto w jakim przetargu, jakie składał oferty, jakie ceny oferował itd. Takie dane w zwykłych systemach ERP nie są przechowywane, a przecież wiedza na ten temat może mieć duży wpływ na wyniki zakupowe w przyszłości.

Jak Pana zdaniem będzie wyglądał rok 2016 w zakupach?

Moim zdaniem to będzie przełomowy rok, jeśli chodzi o outsourcing zakupowy. Tutaj spodziewam się sporego przyspieszenia. Nie jest to zupełnie nowy obszar, obserwujemy ten rynek od samego początku istnienia firmy OptiBuy, więc już od ponad 10 lat, od 3-4 lat mamy pierwszych klientów, którzy korzystają z takich rozwiązań. W ubiegłym roku oraz na początku tego już widzimy znaczny wzrost zainteresowania outsourcingiem zakupów, zwłaszcza zakupów niestrategicznych. Firmy zaczęły sobie uświadamiać, że lepiej wyoutsourcować dany obszar, uprościć sobie znacznie procesy, zmniejszyć ilość faktur i przy okazji mieć lepsze warunki handlowe, niż budować wewnętrzne zasoby. Outosurcing zakupowy dla wielu firm to będzie temat numer jeden, co najmniej na najbliższy rok. Jeśli chodzi o inne obszary, tj. doradztwo zakupowe czy rynek rozwiązań IT dla zakupów to raczej stawiam na ewolucję. Z perspektywy makro w tym roku może rozwijać się kryzys giełdowy, finansowy, który może przełożyć się na to, że firmy będą szukać oszczędności. Poprzedni duży kryzys finansowy dał początek rozwoju branży zakupowej. Jeśli przyjdzie załamanie koniunktury, lub kryzys w skali światowej, który przełoży się na Polskę, przewiduję, że rola zakupów będzie jeszcze ważniejsza, a firmy będą zwracały większą uwagę na koszty, niż dzisiaj.

Czy pilnowanie kosztów może zastąpić redukcję zatrudnienia w firmach dotkniętych kryzysem?

Myślę, że najtrudniejsze jest przekonanie menedżerów, żeby szukali oszczędności analizując strukturę wydatków a nie w zwalniając ludzi. Na poziomie ludzi spoza branży zakupowej istnieje w świadomości coś takiego, jak cena rynkowa. Niektórzy menedżerowie w prosty sposób przenoszą realia zakupowe z rynku konsumenckiego, co wynika stąd, że zakupami w wielu firmach zajmują się nieprofesjonaliści. W swojej praktyce zakupowej spotykam się co i rusz z obawami menedżerów, że tańszy zakup produktu czy usługi automatycznie oznacza problemy z jakością. Obserwuję ogromne zdziwienie managementu wynikami realizowanych przez nas projektów optymalizacji kosztów, gdzie udaje nam się obniżyć ceny danego dostawcy nawet o 30%! Zarządy firm patrzą na to z niedowierzaniem. Firmy chcą oszczędzać tnąc etaty, lub dokładając obecnym pracownikom więcej pracy. Moim zdaniem jednak droga do naprawdę dużych oszczędności wiedzie przez optymalizację kosztów, a nie redukcję zatrudnienia. Istnieją branże, w których nawet zwolnienie wszystkich pracowników nie gwarantuje, że firma nie będzie na plusie.

Jaki będzie 2016 dla firmy OptiBuy?

Na pewno pojawi się kilka nowych wdrożeń, z perspektywy naszej firmy bardzo interesujące są rynki zagraniczne, już w tej chwili połowa przychodów firmy to są projekty międzynarodowe z takich krajów jak Szwajcaria, Niemcy, Austria, Czechy, Francja i Skandynawia. Spodziewamy się, że kilku naszych klientów zdecyduje się na wdrożenie nowych systemów IT, z kilkoma klientami już rozmawiamy o outosurcingu zakupowym. Aby sprostać tym wyzwaniom nasz zespół będzie się powiększał. Początek roku przyniósł skokowy wzrost, już dołączyły do nas 4 osoby. Żadna inna firma działająca na rynku doradczym w Polsce nie ma tak licznego zespołu doradczego jak OptiBuy. Już dzisiaj dysponujemy 20 biznesowymi konsultantami zajmującymi się projektami zakupowymi, a spodziewam się, że jeszcze w pierwszym półroczu nasz zespół zasilą kolejni pracownicy.

Dziękuję za rozmowę.