Optymalizacja kosztów

Nowoczesne działania zakupowe to coś więcej niż umiejętności negocjacyjne. Wymagają one głębokiego zrozumienia procesów produkcji i usług, struktury organizacyjnej oraz handlowego i technicznego know-how.

Celem projektu optymalizacji kosztów jest przede wszystkim redukcja kosztów i wydatków związanych z poszczególnymi kategoriami zakupowymi – od analizy potencjałów do wygenerowania realnych oszczędności, które pojawiają się w rachunku zysków i strat. Jednak, sam proces to nie tylko optymalizacji kosztów finansowych, ale i optymalizacji działalności przedsiębiorstwa i działań zakupowych. W efekcie pozwala to na ponoszenie najniższych kosztów przy takim samym lub wyższym poziomie świadczonych usług czy prowadzonej produkcji.

 

Optymalizacja kosztów

Koszty mają ogromne znaczenie dla każdej firmy, niezależnie od jej pozycji na rynku. Im więcej firma oszczędza, naturalnie bez wpływu na jakość jej funkcjonowania, tym większym zapasem środków finansowych dysponuje. Optymalizacja kosztów to w określonym wymiarze również optymalizacja działalności przedsiębiorstwa, dlatego obszar ten zasługuje na wzmożoną uwagę i wsparcie profesjonalistów.

 

Optymalizacja kosztów firmy: konieczność przyjęcia szerszej perspektywy

Optymalizacja kosztów w firmie to umiejętna redukcja tychże kosztów w danej firmie w kontekście zakupowym. Jednak problematyka optymalizacji wymaga szerszego spojrzenia na całe zagadnienie. Optymalizacja kosztów dla firmy skupia się na obszarze, jakim są koszty w przedsiębiorstwie, jej celem jest obniżenie kosztów w firmie  poprzez poprawienie *całego* procesu zakupowego.

Priorytet stanowi efektywna optymalizacja struktury kosztowej. W wielu przypadkach uzasadnionym rozwiązaniem jest ponowna negocjacja zawartych przez firmę umów. Po co? Dzięki temu możliwe jest zmniejszenie konkretnych kosztów, które są ponoszone systematycznie i stanowią stałe obciążenie finansowe, np. opłat za czynsz, użytkowane media, flotę, usługi druku i utrzymania biur itp. Metody optymalizacji kosztów mogą zakładać również, w uzasadnionych przypadkach, automatyzację konkretnych procesów wewnątrz organizacji.

 

Redukcja kosztów w firmie produkcyjnej lub firmie o jakimkolwiek innym profilu powinna odbywać się w duchu zrozumienia „total cost of ownership”. Rozwiązania, które z pozoru kosztują najmniej, nie zawsze muszą być najbardziej odpowiednią opcją. Kluczem jest dokładna analiza kosztów, która będzie obejmowała również późniejszą eksploatację wybranych urządzeń, ich serwisowanie czy rozwój. Przykładowo: kupując określoną maszynę, należy zwrócić uwagę nie tylko na jej cenę, ale także ceny materiałów eksploatacyjnych, które są z nią kompatybilne, jej awaryjność itp. Istotny jest bowiem koszt użytkowania sprzętów w czasie.

Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie ma zastosowanie w tych obszarach funkcjonowania firmy, które generują obciążenia finansowe. W praktyce, optymalizacja kosztów prowadzenia działalności może dotyczyć zarówno kosztów pośrednich (indirect), takich jak: utrzymanie działu Human Resources, wydatki związane z wynajmowaniem i utrzymywaniem biura, samochodów, sprzętu IT itp., jak również kosztów produkcyjnych (direct) oraz kosztów inwestycyjnych (CapEx). Zasadniczo, im więcej obszarów funkcjonowania firmy obejmie proces optymalizacji kosztów, tym większa może być redukcja kosztów firmy w ujęciu ogólnym.

 

Optymalizacja zakupów, jako element kluczowy optymalizacji kosztów

Redukcja kosztów w firmie produkcyjnej lub firmie usługowej wymaga szerszej perspektywy. Istotne może okazać się obniżenie kosztów pracy, umiejętna i skuteczna optymalizacja kosztów produkcji, jak również optymalizacja kosztów w łańcuchu dostaw. Warto jednak zaznaczyć, że ograniczenie kosztów w firmie oraz ich racjonalizacja wymaga poświęcenia uwagi procesowi zakupów.

Brak potrzebnego doświadczenia lub czasu na samodzielną realizację podobnych zadań to bardzo dobry powód, aby skorzystać z usług doradztwa zakupowego. Optymalizacja kosztów zakupowych to jeden z celów działalności i misji OptiBuy – profesjonalnego partnera, który pomaga firmom zorganizować oraz wprowadzić zgodną z ich potrzebami strategię zakupową.

 

Zdajemy sobie sprawę z tego, że zmniejszenie kosztów w firmie ma priorytetowe znaczenie dla wielu współczesnych przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że obniżanie kosztów powinno być odpowiednio zaplanowane – pojęcie „total cost of ownership” wskazuje na konieczność analizowania, obok cen poszczególnych produktów, kosztów ich późniejszej eksploatacji itp. Obniżenie kosztów w firmie może być najeżone licznymi pułapkami – uproszczony mechanizm działania zwracający uwagę wyłącznie na najtańsze produkty/usługi nie ma uzasadnienia. Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa wymaga zrozumienia, że najtańsze rozwiązania w ostatecznym rozrachunku nie zawsze są najbardziej korzystnym wyjściem.

 

Optymalizacja kosztów finansowych działań firmy we współpracy z OptiBuy to możliwość skorzystania z pomocy doświadczonych, wyspecjalizowanych konsultantów. Dzięki autorskiej metodzie OptiCAT OptiBuy proponuje stworzenie optymalnej strategii działania dla konkretnej kategorii zakupów, z jednoczesnym zrozumieniem potrzeb i indywidualnej sytuacji klienta. Optymalizacja kosztów w dziale zakupów oraz procesów zakupowych to sposób na zwiększenie konkurencyjności firmy w dłuższej perspektywie. Metoda OptiCAT jest przemyślanym narzędziem, systematyzującym pracę. Posługując się nim, Optibuy zwraca uwagę nie tylko na to, jakie są zakupowe wybory klienta, ale również na ich źródła i sposób realizacji zakupów.

 

Optymalizacja procesów zakupowych z OptiBuy zakłada budowanie relacji dostawcami, istotna jest bowiem umiejętna optymalizacja kosztów dostaw, co może zapewnić, między innymi, ponowne negocjowanie zawartych umów. Celem działania OptiBuy jest zmniejszenie kosztów ogólnych firmy, bez spadku jakości realizowanych usług przez nią lub wytwarzanych produktów.

Optymalizacja kosztów zakupu potrzebnych firmie artykułów oraz optymalizacja innych procesów zakupowych to środek pozwalający na polepszenie kondycji finansowej organizacji, co może w bezpośredni sposób przełożyć się na jej rynkową przyszłość. Chaotyczny proces zakupowy może bowiem skutkować nie tylko złym wydatkowaniem firmowych pieniędzy, ale również brakiem możliwości poczynienia przydatnych oszczędności, które stanowiłyby bufor finansowego bezpieczeństwa w coraz bardziej kompleksowym otoczeniu biznesowym.

 

Dlaczego warto skorzystać z usług OptiBuy, których celem jest optymalizacja zakupów w firmie? Optibuy to doświadczony gracz na rynku, który na koncie ma wiele udanych realizacji, przekładających się na praktyczną wiedzę posiadaną przez naszych konsultantów. Wiedza i doświadczenie to kompilacja, dzięki której usługi doradcze konsultantów Optibuy w kwestii zakupów prezentują wysoki poziom. Jednocześnie wierzymy, że optymalne zakupy są możliwe jedynie w sytuacji, kiedy pracownicy działu zakupów są odpowiednio wyedukowani i przygotowani do realizacji swoich obowiązków. Chcąc dzielić się posiadaną wiedzą, OptiBuy organizuje specjalistyczne szkolenia oraz konferenci, podczas których konsultanci firmy i zaproszeni prelegenci starają się w przystępny i zrozumiały sposób przekazać pomocne informacje.

 

Obniżenie kosztów zakupów to jedno, ale podstawowe znaczenie ma również umiejętne zoptymalizowanie samych procesów zakupowych – OptiBuy to grupa specjalistów, proponujących profesjonalne doradztwo zakupowe oraz optymalizację kosztów dopasowane do indywidualnej sytuacji klientów. Na optymalizację kosztów w organizacjach patrzymy w szerokiej perspektywie, zwracając uwagę na strukturę łańcucha dostawc, zawarte umowy, priorytety organizacyjne itp. Odpowiednia strategia zakupowa wymaga doskonałej organizacji – należy unikać wpadania w pułapkę wybierania najtańszych rozwiązań, bez analizy innych czynników, które mają wpływ na ogólne koszty.

 

OptiBuy to rzetelny partner – ogromną uwagę przywiązujemy do jakości świadczonych usług i kompleksowości podejmowanych działań. Optymalizacja kosztów w firmie realizowana we współpracy z OptiBuy jest kompleksową analizą zagadnienia w duchu zindywidualizowanego podejścia do każdego klienta. Odpowiednio zaplanowane zakupy, przemyślane i umiejętnie zorganizowane na każdym etapie procesu zakupowego mają ogromne znaczenie dla finansów firmy oraz jej sprawnego funkcjonowania. Firma potrzebuje bowiem konkretnego zaplecza zaopatrzeniowego.

 

Dlaczego optymalizację kosztów w firmie warto powierzyć OptiBuy? Po pierwsze: posiadamy doświadczenie zdobywane we współpracy z klientami z różnych branż, co pozwoliło nam stanąć przed wieloma wyzwaniami i umożliwiło zdobycie praktycznej wiedzy. Po drugie: w swojej pracy stosujemy autorską metodę OptiCAT, zaprojektowaną z myślą o analizie i poprawie różnych etapów procesu zakupowego. Po trzecie: zespół OptiBuy to znakomicie przygotowani merytorycznie specjaliści, którzy dołożą wszelkich starań, by osiągnąć założone rezultaty. Zapraszamy do współpracy! Sprawdź, jak może wyglądać profesjonalna optymalizacja kosztów w Twojej firmie.

Metoda OptiCAT

OptiCat to autorska metodologia umożliwiającą opracowanie najlepszej strategii postępowania dla każdej kategorii zakupowej. W tej metodzie analiza obszarów, które mają największy potencjał do wygenerowania realnych oszczędności rozpoczyna się od znalezienia odpowiedzi na 3 kluczowe pytania pozwalające ustalić stan wyjściowy: Co kupuje firma? Gdzie kupuje? Jak kupuje?

Co?

  • Upraszczanie/Redesign-To-Cost
  • Redukowanie różnorodności
  • Zarządzanie popytem
  • Zakup lub produkcja

Gdzie?

  • Sourcing
  • Łączenie
  • Realokacja
  • Negocjacje

Jak?

  • Organizacja i procesy
  • Łańcuch dostaw
  • Relacje z dostawcami
  • Optymalizacja umów

Case study

  • Optymalizacja kosztowa i wdrożenie

    Projekt dla jednego z najpopularniejszych nadawców telewizyjnych w Polsce.

    Zobacz plik PDF

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Marlena Kryściak-Sitkowska

Partner

Linkedin