PKP Energetyka auf dem Weg zur Vollautomatisierung

20 Oktober 2018

PKP Energetyka hat unter Beteiligung von OptiBuy den Prozess der Implementierung einer modernen Einkaufs- und Sourcing-Lösung unter dem Schild von Ivalua gestartet.

Die Gesellschaft PKP Energetyka ist führend in der Errichtung und Instandhaltung des Oberleitungsnetzes und des Bahnstroms in Polen. Sie ist seit 2001 aktiv und gehört zu einem der größten Investmentfonds der Welt - CVC Capital Partners. Sie beschäftigt 5 500 Mitarbeiter in 9 Werken in ganz Polen und ist der einzige VNB mit einem landesweiten Vertriebsnetz.

 

 

Seit mehreren Jahren setzt das Unternehmen konsequent moderne technologische Lösungen ein, die die Qualität, Sicherheit und Effizienz seiner Abläufe verbessern. Die Gesellschaft betreibt bereits unter anderem ein Workforce Management System, IT-Tools zur Unterstützung des Sicherheitsmanagementsystems für den Schienenverkehr und ein Instandhaltungsmanagementsystem für Schienenfahrzeuge sowie mobile und virtuelle Trainingslösungen.

 

Um u. a. die Transaktionssicherheit, die Effizienz der internen Prozesse zu erhöhen und die Grundlage für eine langfristige Entwicklung und den Aufbau von Wettbewerbsvorteilen zu schaffen, entschied sich die Gesellschaft für die Implementierung einer modernen Einkaufslösung in der SaaS-Formel (engl. Software as-a-Service) von Ivalua.

 

Im Rahmen eines über einjährigen Projekts wurde die Implementierung von Modulen für die Erfassung von Verträgen, die Nutzung von E-Katalogen, das Ausschreibungsmanagement, das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) und schließlich die Rechnungsabwicklung geplant.

 

Hauptgründe dafür waren nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Optimierung und Beschleunigung der Einkaufsprozesse selbst. Die Gesellschaft achtet auch auf die Bequemlichkeit der Nutzer, Lieferanten und auf die Transparenz der Einkaufsaktivitäten innerhalb des Unternehmens. Das Ivalua-System erfüllt die Erwartungen an die geplanten Aktivitäten – auf operativer und strategischer Ebene. Nicht ohne Bedeutung ist auch die Möglichkeit, das neue Tool in die bestehenden Lösungen in der Organisation zu integrieren, einschließlich SAP.

 

Bisher wurden die Aufträge und Ausschreibungen der Gesellschaft oft von Hand und sehr oft außerhalb irgendeines Systems durchgeführt, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Aufgaben erhöht. Die implementierte Lösung soll einen Teil der Prozesse automatisieren – Verfahren, Verhandlungen, Vertragsannahme und Rechnungsstellung. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Fehler beheben, die Zeit der Einkaufsaktivitäten verkürzen und die Transaktionshistorie oder die Vertragsdatenbank nutzen.

 

Für die Implementierung zeichnet OptiBuy verantwortlich, das sich einer umfangreichen Erfahrung in ähnlichen Projekten sowohl im Inland als auch in Europa rühmen darf.

 

 
- Wir hoffen, dass die Zusammenarbeit mit einem so erfahrenen Partner von Ivalua wie OptiBuy die angekündigten Ergebnisse bringen wird. Das zertifizierte Team hat uns überzeugt. Darüber hinaus glauben wir, dass die vorliegenden Erfahrungen des Lieferanten es uns ermöglichen werden, das neue System so zu konfigurieren, dass es optimal auf unsere internen Prozesse abgestimmt ist und gleichzeitig den maximalen Komfort für die Nutzer gewährleistet – sagt einer der Vertreter von PKP Energetyka, der am Projekt teilnimmt.
 
 
- Im Zeitalter der Automatisierung von Prozessen und Computern, die viele alltägliche Aufgaben erfüllen, sind es die strategischen Entscheidungen der Einkäufer dahingehend, mit welchem Lieferanten ein Vertrag abgeschlossen werden soll. Eine integrierte Lieferantendatenbank oder Ausschreibungsfunktionalität vereinfacht den Prozess und liefert eine Fülle wertvoller Daten. Einkäufer können sich mit einem Klick mit dem Angebot vertraut machen und das Potenzial eines bestimmten Lieferanten, mögliche Gefahren oder den zeitlichen Verlauf der Zusammenarbeit ermitteln – sowohl bei kleinen als auch bei größeren Einkäufen. Dies ist eine von vielen Möglichkeiten, welche die Einkaufssoftware bietet – sagt Mateusz Borowiecki, Geschäftsführer von OptiBuy.
 
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