Process Mining – jak każdy skarb, efektywne procesy trzeba… wykopać

25 czerwca 2020

Każda efektywna organizacja to sprawnie działający system. A każdy system jest tak wydajny, jak jego najsłabsze ogniwo. Process Mining to rozszerzenie tradycyjnych metod analizy procesów i narzędzie o ogromnym potencjale oszczędnościowym, optymalizacyjnym, strategicznym, a także rzeczywisty, pierwszy krok w kierunku automatyzacji procesów wewnętrznych organizacji.

 

Process Mining – analiza oczami danych

Przy pierwszym spotkaniu z  Process Miningiem przeważają opinie mówiące o wysokim poziomie naukowego skomplikowania tej metody analitycznej.  Do końca nie jest to prawdą. A przynajmniej, nie na etapie zbierania danych. Zdecydowanie większym wyzwaniem jest zweryfikowanie zbudowanych modeli z fizycznie zachodzącymi w firmie procesami, a następnie odkrycie, zrozumienie i zaadresowanie przyczyn wykrytych niespójności, przypadków marnotrawstwa zasobów czy ‘wąskich gardeł’. Metodę tzw. eksploracji procesów (Process Mining) można wykorzystać przede wszystkim do:

  • zautomatyzowanego tworzenia modeli procesów wewnętrznych;
  • sprawdzania tych modeli ze stanem faktycznym;
  • ulepszania i poprawianie ścieżek procesowych czy samych modeli.

 

Współczesne firmy nie mogą istnieć bez rozwiązań technologicznych. Jest ona naszą codziennością. Niezależnie czy jest to rozbudowany ERP, smartfon służbowy czy pospolita… skrzynka email. I podobnie jak Internecie, tutaj również nic nie ginie. Właściwie każdy proces wewnętrzny można rozłożyć w czasie w oparciu o ślady jakie pozostawiają przesłane wiadomości, logowania, wgranie dokumentów czy wykonany telefon itp. Na podstawie właśnie tych danych (tzw. event logs, dzienników zdarzeń) oprogramowanie process-miningowe (PM) jest w stanie zmapować procesy, rozrysować i przyporządkować właściwe wartości. Te wartości to, w przypadku procesów, z reguły jednostka czasu.

 

Bezpłatny webinar - Process Mining - 29.06 - SPRAWDŹ

 

 

Rys. 1 – Przykładowa  wizualizacja efektów analizy procesu zakupowego w ujęciu Process Mining

 

Process Mining – diabeł tkwi w szczegółach

Efektywność procesów biznesowych jest z reguły mierzona przez kilka ważnych, często zagregowanych wskaźników, które pokazują czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. W przypadku Process Miningu nadrzędne jest szczegółowe zrozumienie procesu – ze wszystkimi czynnościami, działaniami manualnymi i zautomatyzowanymi, technicznymi ograniczeniami, wymogami prawnymi czy niuansami branżowymi. Analityka procesu rozpoczyna się od jego początku i prowadzi w wielu różnych kierunkach. Często niezgodnie z założeniami – identyfikując rzeczywisty przebieg danej funkcji.

 

 

 
„Jednym z największych błędów jakie popełniają firmy startujące z projektami transformacyjnymi jest przeświadczenie o tym, że wszystko w firmie przebiega „by the book”, zgodnie ze spisanymi schematami czy z wyobrażeniami kierownictwa. „ – podaje przykład Mateusz Borowiecki, Managing Director w OptiBuy - W rzeczywistości, osoba odpowiedzialna za dany proces, widząc po raz pierwszy funkcjonalną wersję nowego, potężnego systemu zakupowego, przecierając oczy ze zdumienia wypowiada jedynie - >. I wtedy, kadra zarządzająca ma niespodziankę. Bardzo drogą niespodziankę.”
 

 

 

Jakie korzyści może przynieść Process Mining organizacji?

W odniesieniu do powyższego, kosztownego błędu - za pośrednictwem wizualizowanych w czasie procesów, metodyka Process Mining może umożliwić nam właściwe przygotowanie się do projektów transformacyjnych. Często słyszymy - <<Digitalizacja i automatyzacją są obecnie kluczowe! Od czego jednak zacząć?>>. Jak zawsze, od siebie. A w tym przypadku - od swojej organizacji. A jeszcze konkretniej, od rzeczywistych procesów zachodzących w jej strukturach (i poza nimi). Nie na papierze. W oparciu  o realne dane z systemu informatycznego lub innych, popularnych rozwiązań technologicznych.

 

Process Mining to:

  • Prekursor automatyzacji i podstawa dla wyboru najlepszych procesów/obszarów do wdrożeń automatyzacyjnych, m.in. RPA (Robotic Process Automation) czy e-Procurement;
  • Wsparcie pracowników w diagnozowaniu problemów i znajdywaniu rozwiązań;
  • Dostęp do kluczowych danych o stanie operacyjnym i wydajności procesu w czasie rzeczywistym;
  • Szybka identyfikacja wąskich gardeł, problemów z wydajnością i marnotrawstwem zasobów i stosowanie dedykowanych rozwiązań;
  • Większa elastyczność w aktualizacji systemów zgodności, certyfikacjach i bezpieczeństwa (w przypadku zmiany przepisów);
  • Łatwiejsze dostosowanie między podstawowymi procesami biznesowymi a wymaganiami / oczekiwaniami klientów.

 

Process Mining – broń do walki z koronawirusem?

Poprawne zmapowanie procesów krytycznych i personelowi, organizacja będzie znacznie lepiej przygotowana do zautomatyzowania części swoich procesów, zmniejszając wpływ na braki osobowe, np. ze względu na wirusa.

Alternatywnie, wyniki analizy można wykorzystać do stworzenia zaktualizowanych planów ciągłości działania (Business Continuity Plan – BCP), by zapewnić wsparcie zidentyfikowanym kluczowym czy strategicznym procesom, a nawet pojedynczym czynnościom w ich ramach.

 

 

Jeśli interesuje Cię metodologia i korzyści płynące ze stosowania Process Miningu w organizacjach, po więcej informacji i opisów wraz z case study z polskiego biznesu zapraszamy na PROCON Webinar, który na podstawie swoich doświadczeń, poprowadzi Wojciech Skierski, Senior Consultant w OptiBuy:

Process Mining – proces biznesowy widziany oczami Twoich danych

29 czerwca | 11:00

Rejestracja i więcej informacji pod LINKIEMhttps://bit.ly/2YpA1HU

 

Wejdź i dowiedz się więcej o webinarze PROCESS MINING

Powrót do listy